Учет по договорам контроль платежей и отчетность.

Цель: показать, как модуль автоматизирует рутинные процессы, повышает контроль над договорами, денежными потоками и управленческой отчетностью, начиная с правильного заполнения договоров.

Начало - Установка контекста и ценности

Мы детально разберем, как наш модуль кардинально упростит вашу работу с договорами, планированием доходов/расходов и контролем платежей.

Учет по договорам больше подойдет тем, кто:

  • Оказывает услуги и ежемесячно выставляет акт и счет клиентам. Наш блок позволит автоматизировать создание акта и счета. Позволит проконтролировать создание всех актов и счетов и их оплаты.

  • Для тех, кому необходимо заполнить плановые доходы и расходы по проекту. Контролировать выполнение плана по договору.

    Например, очень полезно будет школьным учреждениям, которым необходимо распределить общую сумму договора на месяцы для распределения признанной выручки в отчете ОПиУ.

  • Ведет договора в рамках этапов. В рамках этапов они должны контролировать сроки оплаты и исполнения договоров.

Главное – все начинается с правильного заполнения договора в системе. Это ваша отправная точка для всей автоматизации. Давайте пройдем по шагам, как это работает и что вы получаете на выходе.

Договор - Основа всего

Начнем с вкладки 'Договоры'. Это не просто справочник, а 'мозг' ваших финансовых процессов в модуле. Нам необходимо перейти на вкладку «Сведения по PnL»

Что критично заполнить ВСЕГДА:

  • Период действия: Без этого система не сможет автоматически фильтровать действующие договоры в общем нашем списке по договорам.

  • Сумма договора: Позволяет контролировать общий лимит и прогнозировать доходы/расходы.

  • Категория договора (Абонентское, Проектное, Продажи и т.д.): Ваша собственная классификация для удобной группировки и анализа. Пример: Разделите договоры на "IT-поддержка", "Разработка ПО", "Консалтинг".

  • Статус (Черновик, Активен, Завершен и т.д.): Открытый справочник, который вы можете настроить под свои нужды для быстрого отбора.

«Состав договора» - Сердце автоматизации:

Почему заполнять 'Состав' ВАЖНО? Потому что именно ЭТОТ шаг запускает ВСЮ автоматизацию дальше:

  • Без него не заработает автоматическое создание графиков актов.

  • Без него не будет планового распределения доходов/расходов для управленческой отчетности (P&L).

  • Без него нельзя массово формировать акты/счета в 'Инструментах'.

Здесь вы детализируете, за что именно платите или получаете деньги. Добавьте номенклатуру (услугу/товар), статью ДДС/ДДР (важнейшую для P&L!), количество, цену. Пример: Услуга "Техническая поддержка", Статья "Доходы от абонентского обслуживания", Количество=12 мес., Цена=10 000 руб. - Сумма посчитается автоматически.

Зачем это нужно? Именно из этого состава система будет автоматически формировать графики выставления актов/счетов и плановое распределение доходов/расходов для управленческого учета и P&L отчетов.

Автоматизация Графиков (Из Состава Договора → График)

Вкладка график полезен тем, кто оказывает услуги и ежемесячно выставляет акт и счет клиентам. Наш блок позволит автоматизировать создание акта и счета. Позволит проконтролировать создание всех актов и счетов и их оплаты.

Как только Состав договора заполнен, включается автоматизация. Кликните правой кнопкой мыши на строке в составе и выберите «Заполнить график».

Система предложит проект графика: На основе периода договора, суммы и количества (например, месяцев). Вы можете настроить:

  • Стартовую дату (если начало не с 1-го числа).

  • День выставления в каждом периоде (например, всегда 25-е число).

  • Периодичность (Ежемесячно, Ежеквартально).

  • Важно: Проверьте суммы в первом/последнем месяцах, если период неполный – их часто нужно скорректировать вручную. Пример: Договор начал действовать с 28.04. Первый акт за апрель будет на 4 дня (28-30) - сумму нужно поправить.

  • Содержание акта: Можно задать шаблон, который система будет использовать (например, "Услуги по договору №XXX за {Месяц} {Год}"). (Уточните у нас текущий статус функции подстановки месяца в содержание – мы ее активно дорабатываем!)

  • Результат: У вас появляется четкий план, когда и за что нужно выставить акты/счета контрагентам или ожидать их от поставщиков. Этот план – основа для следующего шага.

Интересная функция!

В расшифровке можно указать полное описание номенклатуры. Это позволит строке корректно отображаться в документах при создании печатных форм.

Можно в расшифровке указать один из параметров: [ТекущийМесяц], [ПрошлыйМесяц] ИЛИ [СледующийМесяц]

При выборе параметра для графика параметр автоматически преобразуется в дату. Формат даты можно настроить в шапке инструмента.

Контроль доходов и расходов

На основе "Состава договора" система может автоматически распределить плановые доходы и расходы по месяцам действия договора

Они позволяют:

  • Контролировать план-фактный учет (с помощью инструмента отчета по взаиморасчетам)

  • Вести учет по рентабельности

  • Сформировать ОПиУ в рамках учета по договорам (указав метод «Договоры»)

Кликните правой кнопкой мыши на строке в составе и выберите «Заполнить доходы» и «Заполнить расходы».

Инструменты Формирования Актов/Счетов (Из Плана → Факт)

"План есть – пора действовать!" Зайдите в 'Инструменты' на вкладке 'Договоры' и выберите 'Формирование актов и счетов'.

  • Выберите период (например, Июнь 2024). Система автоматически найдет ВСЕ договоры с покупателями, у которых запланировано выставление актов в этом периоде.

  • Можно наложить отборы: По конкретной организации, статье ДДС для большей точности.

  • Просмотр и корректировка: Перед созданием вы видите список со всеми деталями (контрагент, договор, сумма, расшифровка). При необходимости можно что-то поправить прямо здесь (например, выбрать другую номенклатуру для конкретного акта).

  • "Создать" - Волшебная кнопка: Нажатие создаст все необходимые документы реализации (акты/накладные) и счета на оплату в 1С. Пример: За июнь запланировано 15 актов. Один клик – и все 15 документов созданы в системе!

  • Контроль: Этот инструмент – ключевой для бухгалтерии/менеджеров по продажам, чтобы видеть, все ли запланированные акты выставлены в срок. Ничего не потеряется!

Отчетность

Вся информация, заложенная в договорах и прошедшая через графики, доходы и расходы, становится основой для вашей управленческой отчетности P&L (Прибыли и Убытки):

Отчеты модуля:

  • Взаиморасчеты: Мощный отчет, показывающий динамику по договорам: плановые и фактические доходы (накладные), поступления/списания денег, дебиторскую/кредиторскую задолженность. Группировка по периодам (месяцам). Пример: Видите, сколько должно было поступить за май, сколько поступило фактически и какой остался долг по каждому контрагенту.

Начисление и оплата контрагентов: Отчет, построенный строго на данных графиков, показывает исполнение плана выставления актов/счетов и оплат по ним.

  • Диаграмма ганта: Визуализация периода действия договоров, их статуса, суммы и степени исполнения (оплачено/не оплачено).

  • Связь с P&L: Указанные в составе договора статьи ДДС напрямую попадают в ваши P&L отчеты. Автоматическое распределение гарантирует, что доходы и расходы отразятся в правильные периоды.

Итого!

Начиная с тщательного заполнения договора и его состава, вы запускаете цепочку автоматизации:

  1. План: Автоматическое создание графиков актов и платежей.

  2. Действие: Массовое формирование документов (акты, счета) в пару кликов.

  3. Контроль: Централизованное управление денежными потоками и исполнением обязательств.

  4. Аналитика: Мощные отчеты по взаиморасчетам и исполнению договоров, лежащие в основе точного P&L.

Что это дает бизнесу?

  • Экономия времени: Убирает дни ручной работы по выставлению актов, формированию счетов и сверке платежей.

  • Повышение точности: Минимизация ошибок при переносе данных.

  • Усиление контроля: Все договоры, планы платежей и факты – в одном месте. Ничего не теряется.

  • Актуальная аналитика: Быстрое получение отчетов по задолженностям, исполнению договоров и формированию P&L.

  • Прогнозирование: Четкое понимание будущих денежных потоков на основе планов.в.