Учет по проектам
Как клиент использует базовый (упрощенный) проектный учет в системе P&L для 1С:Предприятие
В системе P&L для 1С:Предприятие есть мощный функционал учета по проектам. Это не просто дополнительная опция, а действительно неотъемлемая часть всей системы для управленческого учета на предприятиях.
Проектный блок позволяет гибко и детально формировать любые необходимые финансовые отчеты, смотря на деятельность компании сквозь призму отдельных проектов. Представьте, сколько разных задач решается, когда вы можете видеть финансы не только по компании в целом или по подразделениям, но и по каждой конкретной инициативе, сделке или направлению работы!
Модуль предлагает три уровня детализации проектного учета: упрощенный, расширенный и профессиональный. Сегодня я хочу рассказать вам реальный кейс, как один из наших клиентов эффективно использует именно базовый, упрощенный вариант. Это отличный пример, когда не нужна сверхсложная настройка, но результат получается очень весомым.
Задача клиента:
Клиент подходит к проектам очень практично – для них каждый проект – это, по сути, сделка. Их основная цель – четкое финансовое управление на уровне каждой такой сделки-проекта. Им критически важно:
Заранее знать рентабельность: Понимать плановую доходность каждой сделки еще до ее полного завершения.
Контролировать денежные потоки: Видеть в деталях, как именно деньги приходят по сделке (поступления от заказчика) и как они расходуются (платежи поставщикам, исполнителям и т.д.).
Оценивать результат: Рассчитывать фактическую рентабельность по завершении этапов или всей сделки.
Управлять задолженностью: Четко видеть долги – как свои (перед кем-то по сделке), так и дебиторку (кто должен им).
Отслеживать статусы: Понимать, на какой стадии находится каждая сделка-проект (в работе, завершен, просрочен платеж и т.д.).
Получать детальную отчетность: Формировать различные отчеты именно по сделкам-проектам для анализа и принятия решений.
Именно наш модуль P&L стал для них инструментом, который закрыл все эти вопросы в рамках упрощенного учета.
Как это работает на практике (упрощенный учет):
Включение и Настройка.
Первым делом администратор системы включает функционал проектного учета в настройках P&L.
Создание проекта (сделки).
Теперь клиент создает в системе отдельный Проект для каждой своей значимой сделки. При создании указываются ключевые параметры:
Название проекта (часто соответствует названию сделки/контракта).
Сроки действия (Дата начала и окончания проекта).
Ответственная организация (юридическое лицо из их структуры).
Контрагент (заказчик или ключевой партнер по сделке).
Договор (основной документ сделки).
Плановые показатели: Плановый доход (ожидаемая выручка) и Плановый расход (ожидаемые затраты). Система сразу рассчитывает плановую рентабельность на основе этих цифр – это дает первичное понимание выгодности сделки.
Список проектов находится на вкладке «Проекты»
Вкладка "Обзор" проекта
Ежедневная работа бухгалтера/фин. менеджера.
После создания проекта, его нужно указывать в документах. Это ключевой шаг для сбора данных! Бухгалтер (или другой специалист) при проведении любых финансовых документов, связанных с этой сделкой, обязательно заполняет поле "Проект".
Какие документы? Абсолютно все денежные и бухгалтерские документы, относящиеся к сделке:
Поступления денег от заказчика (Платежные поручения входящие, Кассовые чеки).
Платежи поставщикам/исполнителям (Платежные поручения исходящие, Расходные кассовые ордера).
Реализация товаров/услуг (Накладные, Акта выполненных работ/оказанных услуг).
И другие документы, отражающие доходы/расходы по сделке.
Где указывать? Проект указывается в дополнительных реквизитах P&L, которые легко доступны во всех необходимых документах. Это занимает секунду, но зато все данные автоматически "привязываются" к нужному проекту-сделке.
Мониторинг и анализ в режиме реального времени.
Список проектов: Пользователь заходит в общий список проектов. Выбирая конкретный проект (сделку), он мгновенно видит всю собранную информацию в одном месте:
Общие сведения (параметры, плановые показатели).
Фактические платежи и поступления – полная детализация движения денег по этой сделке.
Маржинальный доход (прибыль/убыток) – расчет фактического финансового результата по сделке на текущий момент.
Статусы и задолженности – видно, есть ли просрочки платежей (их или им), текущее состояние проекта.
Форма проекта, вкладка "Обзор"
В списке набора колонок система позволяет по-разному проанализировать список проектов
Планирование платежей (Платежный календарь)
Клиент не только фиксирует факт, но и может планировать будущие денежные потоки по сделке:
Можно вносить плановые поступления и платежи прямо в карточке проекта, на вкладке "Платежный календарь".
Либо работать с общим платежным календарем всей компании, но обязательно указывая при планировании соответствующий проект.
Отслеживание исполнения: Система позволяет легко видеть в календаре, какие плановые платежи/поступления по сделке уже исполнены, какие ожидаются, а какие – просрочены. Это дает мощный инструмент контроля финансовых обязательств и ожиданий по каждому проекту.
Вкладка платежный календарь в самом проекте
Мощная Отчетность (Сила P&L в Действии)
Вот где модуль P&L раскрывается полностью! Благодаря тому, что все операции помечены проектом, система позволяет строить невероятно полезные отчеты:
План-Факт анализ: Сравнение плановых доходов/расходов с фактическими по каждой сделке. Видно, где уложились в бюджет, а где произошло отклонение.
Отчет по Платежному календарю с детализацией по проектам: Показывает движение денег не только по статьям, но и в разрезе каждой сделки. Видно запланированные, исполненные и просроченные суммы по каждому проекту.
Отчет ДДС (Движение Денежных Средств) с детализацией по проектам: Анализ реальных денежных потоков компании, но с возможностью "развернуть" и увидеть, какой вклад в общий поток внесла каждая конкретная сделка-проект. То же самое с отчетами по Доходам и Расходам (ОПиУ- Отчет о прибылях и убытков).
Анализ Доходов/Расходов по проектам: Детализированные отчеты о том, из чего именно складывались доходы и расходы по каждой сделке.
Различные варианты представления: Система позволяет строить как вертикальные (иерархические), так и горизонтальные (сводные, кросс-таблицы) отчеты, анализируя как деньги, так и объемы (накладные) в разрезе проектов.
Один из примеров отчетов: отчет ДДС в детализации по проектам
Итого
Используя упрощенный проектный учет в P&L, наш клиент получил четкую, прозрачную и управляемую картину по каждой своей сделке. Они видят плановую и фактическую рентабельность, контролируют каждый рубль прихода и расхода, оперативно реагируют на просрочки и изменения статусов. Формирование необходимых отчетов занимает минуты, а не часы ручной сборки данных. Это дало им инструмент для принятия более обоснованных решений по текущим сделкам и планированию будущих. И все это – без сложных настроек профессионального уровня, на базовом функционале проектного учета P&L, который идеально лег на их потребность видеть финансы в разрезе сделок.