Учет денежных средств по фискальным кассам

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» существует системное ограничение: учет денежных средств в кассе ведется обобщенно, в разрезе одной кассы на организацию.

Это приводит к следующим операционным проблемам для пользователей:

  1. Невозможно отследить источник поступления денежных средств в кассу.

  2. Нет возможности разделить операции по различным точкам инкассации, таким как:

    • фискальные кассы (онлайн-кассы).

    • Сейфы и другие места хранения наличности.

  3. Вся выручка "сливается в одну кучу", что делает невозможным:

    • Анализ операций по каждому отдельному терминалу или точке сбора денег.

    • Контроль остатков денежных средств в разрезе каждого такого терминала/кассы.

Цель:

Реализовать механизм детализированного учета движения наличных денежных средств по различным кассам (терминалам).

Назначение:

  • Предоставить пользователям возможность вести учет по нескольким кассам в рамках одной организации.

  • Обеспечить ввод начальных остатков, отражение операций и получение отчетности в разрезе каждой кассы (терминала).

  • Сделать функционал опциональным, чтобы компании, не нуждающиеся в таком детализированном учете, могли продолжать работать в стандартном режиме.

Чтобы решить эту проблему, в систему P&L реализован модуль, который позволяет вести учет денежных средств по нескольким кассам (терминалам) в рамках одной организации.

Шаг 1: Включаем функционал

Функционал сделан опциональным, то есть его можно включить или выключить в настройках. Это удобно: компании, которым не нужна такая детализация, продолжают работать как раньше, а тем, кому нужно, — активируют его.

  • Заходим в «Настройки» системы.

  • Переходим в раздел «Деньги».

  • Здесь мы видим новую подсистему — «Терминалы».

  • Чтобы начать ей пользоваться, нужно просто поставить галочку «Вести учет по терминалам (кассам)». Все, система готова к детализированному учету.

Шаг 2: Создаем справочник терминалов

Теперь нужно рассказать системе, какие именно точки сбора денег у нас есть.

  • Чуть ниже в тех же настройках находим ссылку «Терминалы».

  • Открываем ее и создаем список всех наших касс, терминалов и точек хранения: «Онлайн-касса №1», «Терминал входа», «Сейф главного офиса» и т.д.

Шаг 3: Вводим начальные остатки

На момент включения функционала в наших терминалах уже лежат какие-то деньги. Их нужно внести в систему, чтобы остатки сошлись.

  • Заходим в специальный документ для ввода начальных остатков по терминалам (кассам).

  • Для каждого созданного терминала указываем дату, на которую вводим остаток, и сумму наличных, которые в нем находятся.

Шаг 4: Работаем с кассовыми документами

Самое главное изменение происходит в повседневной работе с кассовыми документами.

  • В документах Приходный кассовый ордер (ПКО) и Расходный кассовый ордер (РКО), в блоке реквизитов P&L документа появилось новое поле — «Терминал».

  • При оформлении каждого документа необходимо указывать, к какому именно терминалу (кассе) относится эта операция.

Шаг 5: Получаем детальную отчетность

Вся эта работа нужна для того, чтобы в итоге получить понятную и детальную картину. Главный отчет по движению денежных средств (ДДС) теперь стал гораздо информативнее. Теперь в отчете мы видим не просто общий остаток по кассе организации, а развернутую картину по каждому терминалу. Мы можем посмотреть:

  • Остатки на начало и конец периода в разрезе каждого терминала.

  • Все приходы и расходы, детализированные по этим точкам.