Реестр платежей

Реестр платежей — это инструмент, который позволяет систематизировать и контролировать процесс оплат в компании.

1. Централизация заявок: Он служит для сбора всех платёжных поручений (заявок на оплату) от разных подразделений компании в одном месте.

2. Управление платежами: Помогает уйти от хаотичных ежедневных платежей. Компания начинает платить не сразу, а циклами — сначала собирает все заявки за определённый период, затем их согласовывает и только после этого проводит оплату.

3. Прозрачность и контроль: Руководители видят полную картину: что оплачивается, какому контрагенту и на какую сумму. Это позволяет принимать обоснованные решения об утверждении или отклонении платежей.

Общий процесс работы с реестром

1. Формирование: Бухгалтер или менеджер собирает все платёжные заявки за период (например, за неделю) в единый документ — реестр.

2. Согласование: Руководители просматривают реестр, утверждают одни платежи и отклоняют другие.

3. Оплата: После согласования бухгалтер проводит оплату только по утверждённым позициям.

Режимы согласования реестра

В системе предусмотрено два основных режима согласования.

Способ 1: Базовый режим согласования (в документе)

Это упрощённый способ, при котором согласование происходит вручную, непосредственно в документе реестра.

Шаг 1: Настройка режима

1. Перейдите в настройки системы (блок «Настройки» → «Платежный календарь»).

2. Включите режим «Реестр платежей»

3. В настройках найдите пункт «Режим согласования» и выберите вариант «В документе».

Шаг 2: Создание реестра платежей

1. Перейдите во вкладку «Платежный календарь» → «Реестр платежей».

2. Нажмите «Создать» и заполните поля:

   • Дата реестра платежей: На эту дату система автоматически подберет все созданные платёжные заявки.

   • Организация: При необходимости укажите конкретную организацию.

3. Нажмите кнопки «Записать» и «Провести».

Шаг 3: Печать и ручное согласование

1. Распечатайте созданный реестр платежей.

2. Бухгалтер или менеджер передаёт распечатанный лист руководителю.

3. Руководитель вручную отмечает на бумаге, какие платежи согласованы, а какие — нет.

Шаг 4: Внесение решения в систему

1. Бухгалтер возвращается к документу реестра в системе.

2. Вручную проставляет статус по каждой строке или по всему документу:

   • «Согласован»

   • «Не согласован»

3. Обязательно нажимает кнопку «Провести» (или «Провести обязательно»), чтобы зафиксировать изменения.

   Статус можно менять как по строкам, так и для всего документа целиком.

Смена статуса по строкам:

Смена статуса документа целиком:

Шаг 5: Создание платежных поручений

• После смены статуса система позволяет сразу создать платёжные поручения по всем согласованным строкам.

• В реестре и в общем списке платёжного календаря напротив каждой позиции будет отображаться статус «Согласован».

Способ 2: В подсистеме согласования

Это автоматизированный способ, при котором уведомления о необходимости согласования приходят ответственным лицам прямо в систему, и они согласовывают каждую заявку в цифровом виде.

В настройках найдите пункт «Режим согласования» и выберите вариант «В подсистеме согласования».

Шаг 1: Настройка маршрута согласования

1. Перейдите в блок «Согласование» (находится в настройках системы).

   

2. Нажмите «Создать маршрут согласования».

3. Заполните параметры нового маршрута:

   • Наименование: Например, «Маршрут согласования реестра платежей».

   • Вид объекта: Обязательно выберите «Документ» и найдите в списке «Реестр платежей».

   • Дата начала: Укажите, с какого числа эти правила вступают в силу.

   • Отборы: Можете настроить условия, например, чтобы маршрут применялся только к определённой организации.

   • Согласующие: Добавьте пользователей, которые должны согласовывать реестр.

   • Уведомления: Настройте оповещения — «Уведомление о добавлении» (для согласующих) и «Уведомление об отклонении».

     

4. Нажмите «Записать и закрыть».

Шаг 2: Создание и отправка реестра на согласование

1. Перейдите в «Платежный календарь» → «Реестр платежей» и создайте новый реестр, указав дату и организацию.

   

2. Нажмите «Провести».

3. Вместо ручного проставления статусов нажмите кнопку «Отправить на согласование».

   

4. В появившемся окне можно добавить комментарий (например, «Необходимо согласовать три платежа за работы по проекту»).

   

5. Нажмите «Отправить на согласование».

Шаг 3: Процесс согласования ответственным лицом

1. Ответственный руководитель получает уведомление в системе

2. Он заходит в раздел «Настройки» → «Согласование» → «Согласование», где видит список всех заявок, требующих его внимания.

   

3. Платежи из реестра отображаются построчно. Согласующий может:

   • Просмотреть детали по каждой платёжной заявке.

   • Согласовать или Отклонить каждую позицию в отдельности.

     

Шаг 4: Результаты согласования

1. После того как согласующий принял решение по всем строкам, бухгалтер открывает документ реестра платежей.

2. В документе бухгалтер видит, какие платежи согласованы, а какие отклонены.

3. Статусы согласования также отображаются в общем списке платёжного календаря.

Сравнение режимов

Выбор режима зависит от потребностей вашей компании: используйте базовый для простоты и скорости, а усложненный — для полного контроля и автоматизации процесса.