Заказ поставщику

Документ предназначен для консолидации материалов из различных проектов и их этапов с целью формирования единых счетов на оплату для поставщиков. По своей сути, данный инструмент является связующим звеном между этапами планирования сметы и осуществления платежей.

Назначение: Документ используется ответственным сотрудником (например, за проекты или строительные объекты) для формирования заявки на материалы, необходимые для выполнения текущих этапов работ.

Порядок работы

1. Создание документа и выбор проектов

После создания документа «Заказ поставщику» открывается вкладка «Проекты». На этом этапе необходимо выбрать проекты, материалы по которым подлежат включению в заказ. Для этого предусмотрено два сценария:

Сценарий 1: Выборочный ручной подбор.

  • Необходимо нажать кнопку «Подбор».

  • В открывшемся списке следует выбрать требуемые проекты (поддерживается множественное выделение).

  • После выбора проектов в правой табличной части необходимо вручную указать, с каких именно этапов каждого проекта требуется собрать материалы, установив соответствующие флажки.

Команда "Подбор"
Выберите необходимые проекты, достаточно нажать на каждый проект 2 раза, после чего нажать на команду "Выбрать". Выделенные проекты будут выделены серым цветом
В списке вы увидите выбранные проекты. Теперь в правой табличной части выберите этапы работ

Сценарий 2: Автоматический подбор по статусу проекта.

  • Необходимо нажать кнопку «Заполнить по текущим этапам».

  • Затем требуется выбрать статус проекта (например, «В работе»).

  • Система автоматически подберет все проекты с выбранным статусом и проставит флажки напротив их текущих (активных) этапов.

Определение текущего этапа: Актуальный этап работы по проекту определяется непосредственно в карточке данного проекта, во вкладке «Этапы» (или «Смета»). Каждый этап имеет атрибут «Выполнено». Текущим считается этап, следующий за последним отмеченным как выполненный.

2. Анализ и работа со списком материалов

После выбора проектов и этапов следует записать документи перейти на вкладку «2.Подобранные материалы». В данной вкладке система формирует сводный перечень всех материалов, сгруппированный в виде дерева для удобства навигации.

Таблица содержит следующие ключевые колонки:

  • Материал: Наименование позиции.

  • Проект/Этап: Источник происхождения материала.

  • Запланировано: Количество и стоимость материала согласно данным из сметы проекта.

  • Заказано: Количество и сумма, по которым уже были выставлены счета поставщикам на основании ранее созданных документов.

Таким образом, пользователь получает полную информацию о плановых и фактически заказанных объемах материалов.

Иерархия идет следующих образом: номенклатура, проект, этап

3. Формирование счета на оплату

Для создания счета поставщику необходимо:

  • В таблице на вкладке «Подобранные материалы» выделить строки с материалами, подлежащими заказу. Доступно выделение отдельных позиций, групп материалов или всех позиций сразу.

  • Нажать кнопку «Создать поставщика».

  • В результате будет автоматически сформирован и открыт для проверки новый документ «Счет от поставщика», содержащий выбранные позиции.

Возможность выделить любую строку в иерархии, по этой строке и создастся документ счет от поставщика

В счете от поставщика пользователь может свободно редактировать документ. Важно сохранить связь между номенклатурой, проектом и разделом. Поэтому не рекомендуется добавлять номенклатуру вручную без привязки к проекту.

4. Отражение результатов проведения документа

После проведения документа «Счет от поставщика» в системе:

  • Данные в колонке «Заказано» на вкладке «Подобранные материалы» документа «Заказ поставщику» будут автоматически обновлены с учетом вновь созданного счета.

  • Во вкладке «Счета на оплату» появится запись о созданном документе, что позволяет легко отслеживать историю платежей по данному заказу.

Заключение: Документ «Заказ поставщику» является эффективным инструментом для управления закупками материалов, обеспечивая контроль над плановыми и фактическими показателями и значительно упрощая процесс формирования счетов.