Управленческий учет заработной платы
У компании есть главные задачи, связанные с заработной платой:
Задача 1: Понимать, кому, сколько и когда платить.
Компании нужно четко видеть итоговую сумму к выплате каждому сотруднику. Эта сумма складывается из двух частей:
Официальная зарплата: Начисляется и проводится через стандартные бухгалтерские документы 1С.
«Дополнительная» зарплата: Выплачивается «в конверте» или через иные, не отраженные в бухгалтерии, каналы.
На практике это создает сложности:
Неполная картина: В стандартном учёте видна только официальная часть. Руководство не видит реальных затрат на фонд оплаты труда (ФОТ).
Ручной контроль: Трудно отслеживать, какую сумму по каждому сотруднику уже выплатили, а какую — ещё нужно доплатить (особенно неофициально).
Наше решение:
В системе создается специальный управленческий документ, который позволяет «доначислить» неофициальную часть зарплаты. Таким образом, в системе формируется полная картина задолженности перед сотрудником — и по официальной, и по неофициальной части.
Задача 2: Упростить и систематизировать процесс выплат
Оплачивать зарплату десяткам или сотням сотрудников через дополнительный инструмент «кошелек» — неудобно и долго.
Наше решение:
В системе появляется управленческий документ «Управленческая ведомость».
Как это работает? Пользователь нажимает кнопку «Заполнить», и система автоматически подгружает в ведомость всех сотрудников и суммы, которые им необходимо доплатить (рассчитанные на основе начислений, включая неофициальные).
Что дальше? После проверки и корректировок на основании этой ведомости можно одним кликом создать документ «кошелек» для массовой выплаты. Все проведенные оплаты автоматически отражаются в системе, уменьшая задолженность перед сотрудниками.
Задача 3: Корректно отражать расходы на зарплату в управленческой отчетности (P&L)
Затраты должны признаваться в том периоде, к которому они относятся. С зарплатой есть нюанс: сотрудник работал в конце месяца, но результат его работы (например, изделие) не был завершен и не сдан на склад. Это — Незавершенное Производство (НЗП).
Проще говоря: Это «зарплата, вложенная в незаконченные изделия».
Проблема: Если сразу списать всю начисленную зарплату в расходы, отчет о прибылях и убытках (P&L) будет искажен. Мы признаем расходы раньше, чем получили от них экономическую выгоду.
Наше решение:
Система автоматически разделяет учет:
Факт начисления: Сумма зарплаты фиксируется в специальном регистре НЗП.
Факт признания расхода: В расходы (P&L) сумма списывается только тогда, когда работа считается завершенной. Для этого в документах предусмотрена специальная «Дата признания расходов».
Таким образом, в балансе аккумулируются затраты на незавершенные проекты (НЗП), а в P&L попадают только те затраты, которые относятся к реализованной продукции или завершенным услугам.
Итог: Данная подсистема решает три ключевые бизнес-задачи:
Полный контроль ФОТ: Учет всей зарплаты (официальной + неофициальной).
Автоматизация выплат: Упрощение процесса массовых расчетов с сотрудниками через «Ведомость в банк».
Корректная отчетность: Точное отражение расходов на зарплату в управленческом учете благодаря механизму НЗП.
Реализация в системе
Реализация решений происходит через последовательность действий с определенными документами.
Шаг 1: Создание документа «Отражение заработной платы»
Документ находится в разделе управленческих документов, в блоке, посвященном заработной плате.
Создать его можно двумя способами: вручную или автоматически на основании документов бухгалтерского начисления (Начисление зарплаты, Отражение заработной платы в бух. учете)
В случае, если создается документ на основании бухгалтерского начисления
Перед созданием документа на основании необходимо заполнить реквизиты, связанные со статьями отчета P&L (например, статья затрат). Для избежания дублирования данных устанавливается отметка «Созданная управленческая операция — Да».
После нажатия кнопки «Создать отражение заработной платы» система автоматически заполнит список сотрудников и статьи затрат.
В открывшемся документе можно вручную скорректировать данные: добавить или удалить строки, изменить суммы, распределить затраты по проектам или направлениям деятельности.
Проведение этого документа сразу же отражает операцию в управленческом учете.
Шаг 2: Настройка учета Незавершенного Производства (НЗП)
Если требуется отложить признание расходов, в документе «Отражение заработной платы» устанавливается галочка «Учитывать дату признания расходов».
После этого появляется колонка «Дата признания расходов». Для каждой строки начисления можно указать дату, когда работа будет считаться завершенной и затраты можно будет списать в P&L.
Шаг 3: Выплаты заработной платы
После начисления зарплаты следует выплата официальной части. Этот этап не меняется, бизнес-процесс остается прежним.
Шаг 4: Формирование выплат через «Управленческую ведомость»
После того как официальная часть зарплаты выплачена через стандартную банковскую ведомость, формируется документ «Управленческая ведомость».
В документе указывается расчетный месяц.
При нажатии кнопки «Заполнить» система автоматически рассчитывает разницу между всеми начисленными (включая неофициальные) и уже выплаченными суммами. В ведомость попадает список сотрудников и суммы, которые им необходимо доплатить.
После проверки и возможной ручной корректировки ведомости, на ее основании одним действием создается операция по электронному кошельку для массовой выплаты.
При необходимости выплаты из нескольких источников (кошельков) создаются несколько управленческих ведомостей.
После проведения операций по кошельку задолженность перед сотрудниками в системе автоматически уменьшается.
Шаг 5: Использование отчетов для контроля
Система предоставляет два ключевых отчета для анализа:
Отчет «Начисленная и выплаченная заработная плата»: Позволяет видеть полную картину по каждому сотруднику: общую сумму начислений, сумму произведенных выплат и остаток задолженности на конец периода.
Отчет «Незавершенное производство по заработной плате»: Показывает, какие суммы зарплаты были начислены, но еще не признаны расходами в P&L, так как работы по ним не завершены. Это дает точное представление о объеме незавершенного производства.
Данный отчет можно продетализировать по месяцу начисления, по проектам и по доп аналитике.
Итоговый результат
Внедренная подсистема обеспечивает:
Полный контроль ФОТ за счет объединения официальных и неофициальных начислений.
Автоматизацию выплат через интеграцию с платежными сервисами и массовое создание платежных документов.
Корректную управленческую отчетность P&L благодаря точному учету расходов по принципу начисления и механизму Незавершенного Производства.